REALSOFT Aide en Ligne N° 196

1. Qu'est-ce qu'un dépôt de garantie dans Sothis ?
2. Quand appliquer cette procédure
3. Prérequis avant de commencer
4. Étape par étape : enregistrer le dépôt de garantie
5. Comprendre le Folio 6 et son impact sur le solde client
6. Contrôler les dépôts directement en base de données
7. Points de vigilance et erreurs courantes

Le dépôt de garantie (souvent abrégé DG) est une somme versée par le locataire à son entrée dans le logement, distincte du loyer et des charges. Elle sert à couvrir d'éventuels manquements constatés en fin de séjour (dégradations, impayés résiduels) lors de l'état des lieux de sortie.

Sothis n'a pas de champ dédié « dépôt de garantie » sur la fiche client : le montant est enregistré comme une prestation à part entière, rattachée au dossier via le code DG et déposée dans un folio spécifique (Folio 6, voir chapitre 5). Cela permet de le distinguer clairement des lignes de facturation habituelles tout en le gardant visible dans l'historique du compte du locataire.

• Dès réception effective du dépôt (virement reçu, chèque encaissé, espèces comptées) — jamais en anticipation d'un paiement non confirmé.
• Pour chaque nouvel entrant dont le contrat de location prévoit un dépôt de garantie.
• Pour régulariser un dossier existant dont le dépôt aurait été omis lors de la saisie initiale.

• Accès Sothis avec droits sur le module Facturation / Prestations pour la résidence concernée.
• La bonne résidence sélectionnée dans Sothis (visible en haut de l'écran, champ Etab:).
• Avoir sous la main le montant exact reçu et la date réelle de réception du dépôt.

1. Ouvrir le module de recherche des occupants : cliquer sur le 2^e icône en haut à gauche de la barre d'outils Sothis.
2. Rechercher le locataire concerné (nom, chambre, etc.) et sélectionner sa fiche pour l'ouvrir.
3. Dans la fiche client, aller sur l'onglet Tarifs, puis ouvrir Folio 6.
4. Clic droit dans la zone du folio, puis choisir Ajouter Prestation dans le menu contextuel.
5. Renseigner la prestation avec les valeurs suivantes :
   • Code Prestation : DG
   • Prix Unitaire : montant du dépôt versé
   • Date Journée : date de réception du dépôt
6. Valider la prestation. Elle apparaît alors comme une ligne dans le Folio 6 du dossier.

Chaque dossier client Sothis est ventilé en plusieurs Folios (Folio 0 à Folio 7), qui permettent de séparer les prestations facturées par nature : loyer principal, charges, extras, et donc dépôt de garantie. En utilisant systématiquement le Folio 6 pour le DG, on isole cette somme des autres lignes de facturation — ce qui facilite son suivi comptable ainsi que son remboursement en fin de contrat.

Une fois la prestation validée, elle est visible depuis l'onglet Facture du dossier et vient s'ajouter au montant total Facture affiché en en-tête de fiche. Il est recommandé de vérifier ensuite que les montants Réglé et Solde reflètent correctement l'encaissement du dépôt.

Sothis propose un accès direct aux tables de la base, utile pour lister ou contrôler l'ensemble des dépôts de garantie saisis sur une résidence (rapprochement de fin de mois, audit, export).

1. Sur l'écran principal, faire Maj (Shift) + clic droit sur le nom de la résidence, en bas de l'écran.
2. À l'invite « Contrôle Accès », saisir le mot de passe puis valider : KARNOS
3. Sur la page qui s'ouvre, renseigner :
   • Sélection Base : Sothis
   • Liste des Tables : Detail_Facture_Resa
4. Cliquer sur une ligne de prestation dans la grille de résultats, puis cliquer sur le bouton Récup. — cela génère automatiquement une requête SQL filtrée sur la valeur sélectionnée (par exemple [Zon_2] = 'CH').
5. Dans le champ SQL, remplacer le code par DG, puis cliquer sur Actualiser :
   select * from Detail_Facture_Resa where [Zon_2] = 'DG'
6. La grille affiche alors l'ensemble des lignes de type Dépôt de Garantie. Pour confirmer qu'une ligne est un dépôt de garantie correctement enregistré, vérifier que :
   • Zon_10 (Numéro) contient un numéro de série
   • Zon_18 contient DG

• Toujours utiliser exactement le code DG pour que les extractions et contrôles en base retrouvent bien la ligne.
• Ne pas saisir la prestation dans un autre folio que le Folio 6, au risque de mélanger le dépôt avec les lignes de loyer dans les statistiques et exports.
• La Date Journée doit être la date réelle de réception du dépôt, et non la date de saisie dans Sothis, pour éviter tout décalage entre la comptabilité et la réalité du dossier.
• Vérifier le dossier avant saisie si un doute existe sur un dépôt déjà enregistré, pour ne pas créer de doublon.