REALSOFT Aide en Ligne N° 158
Normes SEPA (Version depuis 2014)
1/ Recommandations
Pour avoir accès à la nouvelle norme SEPA, vous devez accepter le mail vous informant de cette mise à jour qui intègre la nouvelle norme SEPA, la documentation ci-jointe, l’assistance au démarrage pour un forfait de 299,00 Euros H.T.
Vous devez avoir une version du logiciel SOTHIS supérieure au N° 2013.12.0010. La vérification s’effectue simplement en déplaçant la souris sans cliquer sur le bouton aide de votre menu en haut à droite, une bulle d’aide vous indique la version actuelle de votre logiciel.
Si votre version est trop ancienne, contacter la maintenance de REALSOFT au 04.92.99.79.35 pour effectuer une mise à jour.
Vous devez réclamez auprès de votre banque votre numéro unique ICS (Identifiant Créancier SEPA), un rib complet avec Iban et BIC.
2/ Paramétrages de Base
A. Fiche Etablissement
Dans le menu général Sothis, Configuration,Etablissement, Mise à jour
Faire F5 Pref sur la fiche Etablissement
Dans la liste à gauche, descendre sur le choix 1. FACTU, cliquer sur le bouton
2. DIVERS et dans la liste mettre en place 3. Pai. PRELEVEMENT et 4. Pai. VIREMENT (pour les remboursements de Dépôt de garanti)
Enfin, n’oubliez pas de valider vos modifications en cliquer sur le bouton 
Valider de la fenêtre
B. Fiche Résidence
Le paramétrage de base s’effectue sur chaque Résidence rattaché à votre établissement
Choisir dans la liste la résidence à paramétrer avec la touche F4 Modifier
Une fois la fiche résidence chargée, Touche F5 Préférences
Dans la liste à gauche, descendre sur le choix 1. PRELEV, cliquer sur le bouton
2. DIVERS et dans la liste mettre en place 3. Normes SEPA
Enfin choisir le bouton Texte 
Descendre avec l’ascenseur 
jusqu'à la fin de la liste et renseigner les 2 informations SEPA
Il va falloir renseigner complètement votre Rib société dans le même module en recherchant le bouton 1.REMISEBANQUE, 2. Bouton Texte et vérifier votre
3. Iban et Bic
Enfin, n’oubliez pas de valider vos modifications en cliquer sur le bouton Valider de la fenêtre.
C. Fiche Client
Il s’agit de vos clients Locataires ayant choisi le mode de paiement par prélèvement
Rappel : il faut vérifier le mode de paiement en mémoire pour le prélèvement sur votre Fiche Etablissement (Voir Partie N° 2.A)
Un utilitaire permet de vérifier l’ensemble de vos clients et vous sort une liste des anomalies trouvées, si pas d’anomalies le fichier client est prêt pour la nouvelle norme SEPA.
L’utilitaire corrige automatiquement pour chaque client ayant un compte bancaire en France les points suivants :
- vérification de la clé RIB (recalcul par rapport aux codes banque,guichet et compte)
- vérification Iban (recalcul par rapport au compte Rib complet)
- vérification Bic (recalcul par rapport aux agences francaises déclarées à l banque de France.
Vous pouvez lancer l’utilitaire autant de fois que nécessaire surtout s’il vous a corrigé automatiquement les anomalies ou modifier par vous-même sur la fiche Client.
Pour les comptes hors France mais dans la zone Euros, la vérification du Rib,Iban,Bic n’est pas possible car différent de chaque pays, aussi nous ne pouvons que vérifier que les zones soient bien remplies.
Pour lancer cet utilitaire, afficher la liste de vos clients en cliquant sur
Faire clic droit sur la liste des clients et dans le menu Chsoitr l’option : Contrôle SEPA
L’utilitaire vous demande d’indiquer le mode de paiement pour les prélèvements locataires.
Le traitement de l’utilitaire peut durer plusieurs minutes en fonction du nombre de clients et des anomalies constatées
Avec le rapport de cet utilitaire, vous allez corriger chaque fiche client selon la procédure suivante :
Sur une fiche client, cliquer sur l’onglet Information, ensuite vérifier le bon mode de paiement point N° 7.
Pour vérifier un compte, il faut au minimum les 4 informations suivantes :
- Code Banque
- Code Guichet
- Numéro du compte
- Pays précisier sur FR comme France
- nom du payeur (pas obligatoire pour la vérification mais obligatoire Norme SEPA)
En cliquant sur le bouton Iban Verif (N° 6),vous pouvez choisir plusieurs utilitaires différents mais celui qui vérifie et calcule le Rib,Iban et Bic est le choix N° 2.
Le choix N° 1 sort un état de contrôle bancaire du Rib du client
Le Choix N° 3, lance l’utilitaire pour vérifier manuellement un compte complet
Le choix N° 4 lance une calculatrice d’Iban fourni gratuitement par la banque BNP à partir d’une interface internet.
Pour les comptes non français, vous devez renseigner le pays (point N° 4),par contre les utilitaires ne fonctionnent pas si non français.
Une fois vos corrections effectuées, relancer l’utilitaire pour vérification.
D. Fiche Propriétaires
Il s’agit de vos propriétaires ayant choisi le mode de paiement par virement
Rappel : il faut que le module propriétaire soit actif (donc avoir une licence valide acheté auprès de REALSOFT)
Il est préférable de vérifier que le mode de paiement virement soit bien paramétré dans la fiche Etablissement (voir Partie N° 2.A)
Dans la liste à gauche, descendre sur le choix 1. PROP, cliquer sur le bouton
2. DIVERS et dans la liste mettre en place 3. Loyer garanti – mode de paiement
Pour accéder à la liste des propriétaires :
Ensuite il suffit d’utiliser la même méthode que pour le fichier client (Voir Partie N° 2.C)
Utilitaires et modification de fiche identique
3/ Procédures Fichiers SEPA
- Facturation Mensuelle
Pour la partie Client donc module de facturation mensuelle, la procédure n’a pas changé sauf que pour la partie prélèvement automatique, le système vérifie chaque locataire et désactive le prélèvement si une anomalie apparait sur son compte.
De plus quand vous activez le mode paiement, un bouton « Norme Sepa » vous permet de regarder cette documentation mais surtout de lancer l’utilitaire de contrôle (le même qui se lance à partir de la liste des Clients) que nous vous conseillons vivement d’exécuter à chaque demande afin de vérifier les nouveaux comptes.
- Remboursement Dépôt de Garanti
Pour la partie Client donc module de Dépôt de Garanti - Remboursement la procédure n’a pas changé sauf que pour la partie Virement automatique, le système vérifie chaque locataire et désactive le virement si une anomalie apparait sur son compte.
- Versement Acompte Propriétaire
Pour la partie Propriétaire donc module de versement des acomptes, la procédure n’a pas changé sauf que pour la partie Virement, le système vérifie chaque propriétaire et désactive le virement si une anomalie apparait sur son compte.
De plus vous avez une Touche F8 «Sepa » vous permet de regarder cette documentation mais surtout de lancer l’utilitaire de contrôle (le même qui se lance à partir de la liste des Clients) que nous vous conseillons vivement d’exécuter à chaque demande afin de vérifier les nouveaux comptes.
