REALSOFT Répertoire Aide en Ligne

INFORMATIONS PRODUITS APPLE GESTION DU WIFI

Divers articles exposent les problèmes liés à la connexion Wifi sur certains produits de la marque Apple (Iphone, Ipad, etc ...)  surtout si le Wifi passe par un portail captif de sécurité. Il s'agit bien d'un bug sur différentes versions de IOS lié à la gestion du CNA.

ci-joint la liste des différentes articles

(informations du 16 novembre 2023)

• https://www.pcmag.com/news/ios-172-reportedly-fixes-annoying-wi-fi-connection-issues

• https://developer.apple.com/news/?id=q78sq5rv

Nous sommes en cours de correction par un patch spécial de la marque Apple directement sur  notre logiciel de portail captif afin d'intégrer ces nouveaux éléments..

Nous vous tenons bien sur informés du suivi de cette intervention.

Nous allons expliquer dans cette partie comment reprendre dans Sothis des dépôts de garanti déjà facturés dans d'autres logiciels de gestion afin de pouvoir activer la gestion du suivi et du futur remboursement aprés un départ.

• Etape N° 1

Vérifier que la Prestation DG existe bien dans la liste des prestations de votre Résidence

Menu Sothis Principal --> Fichiers -> Configuration Tarifs -> Les Prestations de Base

Dans la Liste des Prestations chercher le code DG

si la prestation n'existe pas il faut la créer ou appeler la maintenance pour une assistance

• Etape N° 2

pour chaque dossier locataire, allez dans l'onglet Tarifs et choisir le Folio N° 6

Faire F3 créer une ligne de Tarif ou Menu bouton droit et choisir Ajouter une prestation

mettre DG dans code prestation

laisser facture : Folio 6

en désignation ajouter a la suite Reprise

mettre le bon montant du DG déjà facturé

indiquer la date normalement début de contrat de location

et valider la saisie par F2 Valider

• Etape N° 3

cette étape va permettre de bloquer la facturation automatique mensuelle en faisant croire au logiciel au moment du contrôle des arrangements de ne pas facturer le dépôt de garanti prévu.

rester dans le dossier du Locataire et retourner dans l'onglet Tarifs et sous-onglet Arrangement

et surtout vérifier que la ligne arrangement contenant le DG est bien une date de facturation en mémoire ( colonne Mémorisation )

si Oui, rien à faire car déjà facturé donc on est tranquille ...

si Non, il faut modifier la ligne d'arrangement et mettre une date pour faire croire au logiciel que c'est déjà facturé et ne pas le facturer lors de la prochaine facturation mensuelle automatique, je vous conseille de mettre la même date que vous avez saisie pour entrer la prestation dans le folio 6.

pour modifier la ligne d'arrangement, choisir la ligne en cliquant dessus et faire bouton droit : Modifier un arrangement

dans l'écran de modification de la ligne de l'arrangement cliquer sur la dernière zone (Mémorisation dernière facturation)

et saisir la date souhaitée

et une fois votre saisie validée, mettre à jour la ligne avec encore F2 valider et la liste des arrangements sera actualisé

• Etape N° 4

cette dernière étape ce n'est pas vous qui allez la faire mais le service maintenance en les contactant et vous leur demandez de valider votre saisie des DG en antérieur ce qui permettra de mémoriser les DG sans toucher à la facturation existante

Cette étape est très importante, n'oubliez pas de nous contacter pour cette mise en place

1. Qu'est-ce qu'un dépôt de garantie dans Sothis ?
2. Quand appliquer cette procédure
3. Prérequis avant de commencer
4. Étape par étape : enregistrer le dépôt de garantie
5. Comprendre le Folio 6 et son impact sur le solde client
6. Contrôler les dépôts directement en base de données
7. Points de vigilance et erreurs courantes

Le dépôt de garantie (souvent abrégé DG) est une somme versée par le locataire à son entrée dans le logement, distincte du loyer et des charges. Elle sert à couvrir d'éventuels manquements constatés en fin de séjour (dégradations, impayés résiduels) lors de l'état des lieux de sortie.

Sothis n'a pas de champ dédié « dépôt de garantie » sur la fiche client : le montant est enregistré comme une prestation à part entière, rattachée au dossier via le code DG et déposée dans un folio spécifique (Folio 6, voir chapitre 5). Cela permet de le distinguer clairement des lignes de facturation habituelles tout en le gardant visible dans l'historique du compte du locataire.

• Dès réception effective du dépôt (virement reçu, chèque encaissé, espèces comptées) — jamais en anticipation d'un paiement non confirmé.
• Pour chaque nouvel entrant dont le contrat de location prévoit un dépôt de garantie.
• Pour régulariser un dossier existant dont le dépôt aurait été omis lors de la saisie initiale.

• Accès Sothis avec droits sur le module Facturation / Prestations pour la résidence concernée.
• La bonne résidence sélectionnée dans Sothis (visible en haut de l'écran, champ Etab:).
• Avoir sous la main le montant exact reçu et la date réelle de réception du dépôt.

1. Ouvrir le module de recherche des occupants : cliquer sur le 2^e icône en haut à gauche de la barre d'outils Sothis.
2. Rechercher le locataire concerné (nom, chambre, etc.) et sélectionner sa fiche pour l'ouvrir.
3. Dans la fiche client, aller sur l'onglet Tarifs, puis ouvrir Folio 6.
4. Clic droit dans la zone du folio, puis choisir Ajouter Prestation dans le menu contextuel.
5. Renseigner la prestation avec les valeurs suivantes :
   • Code Prestation : DG
   • Prix Unitaire : montant du dépôt versé
   • Date Journée : date de réception du dépôt
6. Valider la prestation. Elle apparaît alors comme une ligne dans le Folio 6 du dossier.

Chaque dossier client Sothis est ventilé en plusieurs Folios (Folio 0 à Folio 7), qui permettent de séparer les prestations facturées par nature : loyer principal, charges, extras, et donc dépôt de garantie. En utilisant systématiquement le Folio 6 pour le DG, on isole cette somme des autres lignes de facturation — ce qui facilite son suivi comptable ainsi que son remboursement en fin de contrat.

Une fois la prestation validée, elle est visible depuis l'onglet Facture du dossier et vient s'ajouter au montant total Facture affiché en en-tête de fiche. Il est recommandé de vérifier ensuite que les montants Réglé et Solde reflètent correctement l'encaissement du dépôt.

Sothis propose un accès direct aux tables de la base, utile pour lister ou contrôler l'ensemble des dépôts de garantie saisis sur une résidence (rapprochement de fin de mois, audit, export).

1. Sur l'écran principal, faire Maj (Shift) + clic droit sur le nom de la résidence, en bas de l'écran.
2. À l'invite « Contrôle Accès », saisir le mot de passe puis valider : KARNOS
3. Sur la page qui s'ouvre, renseigner :
   • Sélection Base : Sothis
   • Liste des Tables : Detail_Facture_Resa
4. Cliquer sur une ligne de prestation dans la grille de résultats, puis cliquer sur le bouton Récup. — cela génère automatiquement une requête SQL filtrée sur la valeur sélectionnée (par exemple [Zon_2] = 'CH').
5. Dans le champ SQL, remplacer le code par DG, puis cliquer sur Actualiser :
   select * from Detail_Facture_Resa where [Zon_2] = 'DG'
6. La grille affiche alors l'ensemble des lignes de type Dépôt de Garantie. Pour confirmer qu'une ligne est un dépôt de garantie correctement enregistré, vérifier que :
   • Zon_10 (Numéro) contient un numéro de série
   • Zon_18 contient DG

• Toujours utiliser exactement le code DG pour que les extractions et contrôles en base retrouvent bien la ligne.
• Ne pas saisir la prestation dans un autre folio que le Folio 6, au risque de mélanger le dépôt avec les lignes de loyer dans les statistiques et exports.
• La Date Journée doit être la date réelle de réception du dépôt, et non la date de saisie dans Sothis, pour éviter tout décalage entre la comptabilité et la réalité du dossier.
• Vérifier le dossier avant saisie si un doute existe sur un dépôt déjà enregistré, pour ne pas créer de doublon.

- Nouvelle Version 05/2023 : Sothis Gestion des Repas

Vous avez maintenant la possibilité de sortir une feuille au format Excel sur une semaine pour la préparation des repas de votre établissement  :

1. Paramétrages des types de Repas
2. Saisie des Repas sur une réservation
3. Utilisation du  Module Stats des Repas

<1> Paramétrage des Type de Repas

(retour sommaire)

dans le menu général de sothis  --> Fichiers --> Les Paramètres

dans la liste choisir : Réservation Nature

nous vous conseillons de créer 3 types de repas avec les codes suivants :

• PDG pour petits déjeuners type=3
• MIDI pour Repas du Midi type=3
• SOIR pour Repas du Soir type=3

Attention: il faut penser à activer dans l'établissement la gestion des repas

menu Sothis General : Configuration --> Etablissement --> Maj Préf Etab

ensuite modifier le parametre gestion des repas (70)

1. choisir dans la liste de gauche le module : RESA
2. cliquer dans la barre outils le bouton ACTIF
3. passer en vert Gestion Personnalisée des Repas (70)
4. finir avec le bouton Valider

<2> Saisie des Repas sur une Réservation

(retour sommaire)

la saisie prévisionnelle des repas s'effectue directement dans le dossier réservation

Onglet : Général --> Sous-Onglet : Gestion Repas (Couleur Orange)

(Attention si le sous-onglet Gestion Repas n'est pas présent, vérifier étape 1 : activation configuration Etablissement)

ensuite vous cliquez dans la cas de votre choix au niveau du jour et du type de repas comme dans un classeur Excel

une fenêtre s'ouvre et vous propose différentes choix pour activer ce jour et ce type de repas ou le désactiver

<3> Utilisation Module Statistiques des Type de Repas

(retour sommaire)

il faut choisir dans les outils de raccourci : La gestion du graphe

dans le graphe, veuillez préciser la date du premier jour pour la gestion du repas, sachant que le logiciel vous calcule les besoins pour une semaine et lancer votre demande avec F9 Imprimer

dans le menu flottant choisir Export Contrôle XLS --> Xls Suivi Gestion Repas

le logiciel effectue ces calculs (cela peut prendre quelques minute en fonction des présents prévus sur la période

une fois le calcul terminé, il vous ouvre la feuille Excel du Résultat

(retour sommaire)

Ici, nous allons voir comment envoyer un mail a une portion personnalisée de clients.

Sur votre liste des clients/liste Cardex,

sélectionner les clients ou résidents a qui vous souhaitez adresser le mail en appuyant sur la touche Ctrl de votre clavier (pour en sélectionner plusieurs séparément)

ou en appuyant sur la touche majuscule (pour en sélectionner une portion précise).

Une fois que votre liste/sélection est terminée, faites un clic droit et cliquez sur l'option "Envoyer un Mail".

Vous n'avez plus qu'à faire votre mail,

Attention  à ne pas mettre d'apostrophe dans l'objet de votre mail ou d'utiliser l'alternative Alt Gr + 7, sinon le mail rencontrera une erreur, prenez donc garde au copier-coller.

1. Contexte : à quoi sert cette procédure
2. Prérequis
3. Étape par étape : sélectionner les locataires et lancer la campagne

Sothis permet d'envoyer un mail groupé (campagne mailing) directement aux locataires depuis le module de recherche des occupants, sans avoir à extraire les adresses mail manuellement. La sélection se fait sur la liste des occupants affichée à l'écran : résidents présents, réservations, historique, etc. selon l'onglet utilisé.

• Accès Sothis sur la résidence concernée (visible en haut de l'écran, champ Etab:).
• Adresses mail à jour dans les fiches des locataires ciblés, pour que la campagne les atteigne réellement.
• Savoir clairement quel groupe de locataires est visé (ex. tous les présents, une sélection ciblée), puisque la campagne part sur les fiches sélectionnées à l'écran.

1. Ouvrir le module de recherche des occupants : cliquer sur le 2^e icône en haut à gauche de la barre d'outils Sothis.
2. Cliquer sur l'onglet Présent pour afficher la liste des locataires actuellement présents dans la résidence.
3. Sélectionner le ou les locataires concernés par la campagne dans la liste affichée.
4. Clic droit sur un locataire sélectionné pour ouvrir le menu contextuel.
5. Dans le menu, aller dans Gestion Sms/Mail, puis cliquer sur Campagne Mailing.

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Logique

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Depuis la version Sothis 2021-04-001,il est possible d'envoyer des mails à partir de Sothis en Mode différé. Cela permet de libérer l'utilisation du logiciel Sothis immédiatement. En effet, si vous lancer une campagne mailing sur plusieurs centaines de clients, votre ordinateur pouvait être bloquer plusieurs heures le temps d'envoyer le mail à chaque client.

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Configuration

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<1> Configuration système Sothis

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Modification à effectuer par la maintenance de Realsoft

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Attention: il est impératif de vérifier auprès de la maintenance de REALSOFT l'activation du module Sothis_Automate en liaison avec le module Serveur de Licence. 

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Information technique de configuration Module Sothis_automate:

il faut modifier 2 fichiers :

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sothis_taches.ini et créer les 2 lignes dans [tache_demarrage_licence] par ex: 

01_exe=F:\S_Sothis\System\Sothis_Automate.exe
01_cde=Automate

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sothis.cfg et vérifier le groupe [Licence]

liste des lignes en exemple

Automate_Activation=1
Automate_Duree=00:00:15
Automate_historique=0
Automate_Purge=0
Automate_Forcer_Arret=0
Automate_Mail_Maintenance=1
Automate_nuit=21:00:00-05:00:00

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<2> Configuration pour chaque résidence dans le logiciel Sothis

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<2.1> configuration de chaque utilisateur de Sothis

en effet pour activer cette fonctionnalité, il est impératif de modifier pour chaque utilisateur sa configuration en activant l'agrandissement fenêtre Envoi mail/SMS dans Configuration --> Préférences Personnelles --> onglet Divers et cocher en vert ligne N° 1

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<2.2> configuration de chaque Résidence de Sothis

Menu Sothis --> Configuration --> Etablissement --> Mise à jour --> F5 Préférences

choisir onglet MAIL - bouton DIVERS

- configurer Mail Type mémorisation (par défaut)

- configurer Mail Type envoi (par défaut)

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vous pouvez aussi configurer pour envoyer le rapport du mailing/publipostage à une adresse mail supplémentaire toujours dans les prefs de l'Etablissement 

choisir onglet MAIL - bouton TEXTE - Ligne N° 16 

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Utilisation

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Lorque vous demandez maintenant l'envoi de mail ou sms,la nouvelle fenetre d'envoi apparait en plus grand avec en bas 2 nouveaux boutons pour le choix du parametrage d'envoi de votre mail

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le premier permet de préciser le mode de mémorisation de votre mail à savoir

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1. pas de mémorisation comme avant
2. module Documents, donc on se met dans le repertoire documents du client on retrouve la trace de cet envoi
3. module Netdrive,le mail est aussi mémorisé dans l'espace privatif du client sur internet
4. il fait les 2 documents+netdrive

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le second permet de préciser le mode d'envoi  de votre mail à savoir

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1. Envoi immédiat : comme avant on est obligé d'attendre la fin de l'envoi du mail pour recupérer la disponibilité du logiciel
2. Différé Rapide : le logiciel est libéré immédiatement et c'est le serveur qui envoi en tache fond le mail immédiatement (dans la minute qui suit....)
3. Différé Nuit : le logiciel est libéré immédiatement et c'est le serveur qui envoi en tache fond pendant les horaires de nuit (voir configuration par default de 21:00:00 à 05:00:00)
4. Différé Date / Heure :le logiciel est libéré immédiatement et c'est le serveur qui envoi en tache fond à la date et heure precisé (par exemple le dimanche à partir de 14h)

- Nouvelle Version 12/2022 : Partie Versement Acompte Propriétaire

Pour Gérer vos Propriétaires et les Lots Rattachés, vous devez activer plusieurs parametres et prévoir les options suivantes à  savoir :

1. Gérer des prestations spéciales propriétaires (loyers, charges, etc ....)
2. Créer chaque fiche propriétaire dans le module Sothis -> Administratif -> Module Propriétaire -> Liste des Propriétaires.
3. Créer chaque lot(Appartement) et attribuer le propriétaire donc un propriétaire peut avoir plusieurs lots
4. parametrer les montants dans chaque lot

<1> Parametrage des Prestations

<2> Fiche Propriétaire

<3> Fiche Lot

<4> Parametrage des Montants

ouvrir une fiche Appartement avec F4 Modifier

se placer dans l'onglet Propriétaire

vérifier que le propriétaire est bien renseigné

activer la partie Loyer Garanti

activer le module Loyer Garanti (1)

selectionner la période à activer pour cet appartementet (3) la fréquence si neccessaire. (4)

Explication logique du Parametrage :

Attention pour la fréquence par exemple vous avez mis en (3) : Trimestre

si en (4) vous precisez soit Fevrier, Mai, Aout ou Novembre, le logiciel au moment du contrôle des versements vérifiera automatique le mois concerné et si vous faites une demande de virement en Janvier, Mars, Avril, Juin, Juillet, Septembre, Octobre ou décembre dans le cas de cet exemple,l'appartement ne sera pas géré car hors période.

De plus, vous avez dans la partie Onglet Propriétaire de l'appartement, toute une gestion concernant le bail (numero date de saisie et dates de validité du bail),si vous avez renseigné la période de validité du bail, le logiciel verifie aussi lors du calcul du versement que le bail soit bien dans la période sinon l'Appartement ne sera pas géré.

par exemple tous les mois et laisser indéfini pour le mois

ou trimestre et à mois precisier janvier pour indiquer la fréquence donc dans cet exemple ce sera janv/avril/juill/oct

enfin saisir le montant de la période choisi (2) avec l'indice de base et la prestation prévu pour ce loyer

Vous avez la possibilité d'ajouter en plus du loyer des prestations fixes prévues pour la période si vous cliquez sur le bouton Prest Fixe (5) ,le logiciel vous indique ce qui est prévu pour cet appartement. La configuration des prestations fixes se fait par la touche F5 Détails

une fenetre de parametrage vous permet de preciser les montants à activer par prestation,chercher à gauche dans la liste le parametre PROFRAIS (1) et indiquer le montant à activer (2), une fois la saisie terminer finir la configuration avec le bouton Valider (3)

vous pouvez vérifier la saisie en cliquant sur le bouton Prest Fixes

voici un exemple de prestations fixes ajoutés sur un appartement

toujours penser à valider vos saisies dans une fiche appartement avec la touche F2 Valider

Comment lancer les Paiements ?

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Logique

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Depuis la version Sothis 2021-08-001,il est possible de Gérer les pourboires sur le même principe que le Rendu automatique des Espéces.

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Configuration

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<1> Configuration système Sothis

x

Modification à effectuer par la maintenance de Realsoft

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Attention: il est impératif de vérifier auprès de la maintenance de REALSOFT l'activation du module Sothis_Automate en liaison avec le module Serveur de Licence. 

x

Information technique de configuration Module Sothis_automate:

il faut modifier 2 fichiers :

x

sothis_taches.ini et créer les 2 lignes dans [tache_demarrage_licence] par ex: 

01_exe=F:\S_Sothis\System\Sothis_Automate.exe
01_cde=Automate

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x

sothis.cfg et vérifier le groupe [Licence]

liste des lignes en exemple

Automate_Activation=1
Automate_Duree=00:00:15
Automate_historique=0
Automate_Purge=0
Automate_Forcer_Arret=0
Automate_Mail_Maintenance=1
Automate_nuit=21:00:00-05:00:00

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<2> Configuration pour chaque résidence dans le logiciel Sothis

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<2.1> configuration de chaque utilisateur de Sothis

en effet pour activer cette fonctionnalité, il est impératif de modifier pour chaque utilisateur sa configuration en activant l'agrandissement fenêtre Envoi mail/SMS dans Configuration --> Préférences Personnelles --> onglet Divers et cocher en vert ligne N° 1

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<2.2> configuration de chaque Résidence de Sothis

Menu Sothis --> Configuration --> Etablissement --> Mise à jour --> F5 Préférences

choisir onglet MAIL - bouton DIVERS

- configurer Mail Type mémorisation (par défaut)

- configurer Mail Type envoi (par défaut)

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vous pouvez aussi configurer pour envoyer le rapport du mailing/publipostage à une adresse mail supplémentaire toujours dans les prefs de l'Etablissement 

choisir onglet MAIL - bouton TEXTE - Ligne N° 16 

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Utilisation

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x

Lorque vous demandez maintenant l'envoi de mail ou sms,la nouvelle fenetre d'envoi apparait en plus grand avec en bas 2 nouveaux boutons pour le choix du parametrage d'envoi de votre mail

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le premier permet de préciser le mode de mémorisation de votre mail à savoir

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1. pas de mémorisation comme avant
2. module Documents, donc on se met dans le repertoire documents du client on retrouve la trace de cet envoi
3. module Netdrive,le mail est aussi mémorisé dans l'espace privatif du client sur internet
4. il fait les 2 documents+netdrive

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le second permet de préciser le mode d'envoi  de votre mail à savoir

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1. Envoi immédiat : comme avant on est obligé d'attendre la fin de l'envoi du mail pour recupérer la disponibilité du logiciel
2. Différé Rapide : le logiciel est libéré immédiatement et c'est le serveur qui envoi en tache fond le mail immédiatement (dans la minute qui suit....)
3. Différé Nuit : le logiciel est libéré immédiatement et c'est le serveur qui envoi en tache fond pendant les horaires de nuit (voir configuration par default de 21:00:00 à 05:00:00)
4. Différé Date / Heure :le logiciel est libéré immédiatement et c'est le serveur qui envoi en tache fond à la date et heure precisé (par exemple le dimanche à partir de 14h)