Nous allons expliquer dans cette partie comment reprendre dans Sothis des dépôts de garanti déjà facturés dans d'autres logiciels de gestion afin de pouvoir activer la gestion du suivi et du futur remboursement aprés un départ.

• Etape N° 1

Vérifier que la Prestation DG existe bien dans la liste des prestations de votre Résidence

Menu Sothis Principal --> Fichiers -> Configuration Tarifs -> Les Prestations de Base

Dans la Liste des Prestations chercher le code DG

si la prestation n'existe pas il faut la créer ou appeler la maintenance pour une assistance

• Etape N° 2

pour chaque dossier locataire, allez dans l'onglet Tarifs et choisir le Folio N° 6

Faire F3 créer une ligne de Tarif ou Menu bouton droit et choisir Ajouter une prestation

mettre DG dans code prestation

laisser facture : Folio 6

en désignation ajouter a la suite Reprise

mettre le bon montant du DG déjà facturé

indiquer la date normalement début de contrat de location

et valider la saisie par F2 Valider

• Etape N° 3

cette étape va permettre de bloquer la facturation automatique mensuelle en faisant croire au logiciel au moment du contrôle des arrangements de ne pas facturer le dépôt de garanti prévu.

rester dans le dossier du Locataire et retourner dans l'onglet Tarifs et sous-onglet Arrangement

et surtout vérifier que la ligne arrangement contenant le DG est bien une date de facturation en mémoire ( colonne Mémorisation )

si Oui, rien à faire car déjà facturé donc on est tranquille ...

si Non, il faut modifier la ligne d'arrangement et mettre une date pour faire croire au logiciel que c'est déjà facturé et ne pas le facturer lors de la prochaine facturation mensuelle automatique, je vous conseille de mettre la même date que vous avez saisie pour entrer la prestation dans le folio 6.

pour modifier la ligne d'arrangement, choisir la ligne en cliquant dessus et faire bouton droit : Modifier un arrangement

dans l'écran de modification de la ligne de l'arrangement cliquer sur la dernière zone (Mémorisation dernière facturation)

et saisir la date souhaitée

et une fois votre saisie validée, mettre à jour la ligne avec encore F2 valider et la liste des arrangements sera actualisé

• Etape N° 4

cette dernière étape ce n'est pas vous qui allez la faire mais le service maintenance en les contactant et vous leur demandez de valider votre saisie des DG en antérieur ce qui permettra de mémoriser les DG sans toucher à la facturation existante

Cette étape est très importante, n'oubliez pas de nous contacter pour cette mise en place

- Nouvelle Version 05/2023 : Sothis Gestion des Repas

Vous avez maintenant la possibilité de sortir une feuille au format Excel sur une semaine pour la préparation des repas de votre établissement  :

1. Paramétrages des types de Repas
2. Saisie des Repas sur une réservation
3. Utilisation du  Module Stats des Repas

<1> Paramétrage des Type de Repas

(retour sommaire)

dans le menu général de sothis  --> Fichiers --> Les Paramètres

dans la liste choisir : Réservation Nature

nous vous conseillons de créer 3 types de repas avec les codes suivants :

• PDG pour petits déjeuners type=3
• MIDI pour Repas du Midi type=3
• SOIR pour Repas du Soir type=3

Attention: il faut penser à activer dans l'établissement la gestion des repas

menu Sothis General : Configuration --> Etablissement --> Maj Préf Etab

ensuite modifier le parametre gestion des repas (70)

1. choisir dans la liste de gauche le module : RESA
2. cliquer dans la barre outils le bouton ACTIF
3. passer en vert Gestion Personnalisée des Repas (70)
4. finir avec le bouton Valider

<2> Saisie des Repas sur une Réservation

(retour sommaire)

la saisie prévisionnelle des repas s'effectue directement dans le dossier réservation

Onglet : Général --> Sous-Onglet : Gestion Repas (Couleur Orange)

(Attention si le sous-onglet Gestion Repas n'est pas présent, vérifier étape 1 : activation configuration Etablissement)

ensuite vous cliquez dans la cas de votre choix au niveau du jour et du type de repas comme dans un classeur Excel

une fenêtre s'ouvre et vous propose différentes choix pour activer ce jour et ce type de repas ou le désactiver

<3> Utilisation Module Statistiques des Type de Repas

(retour sommaire)

il faut choisir dans les outils de raccourci : La gestion du graphe

dans le graphe, veuillez préciser la date du premier jour pour la gestion du repas, sachant que le logiciel vous calcule les besoins pour une semaine et lancer votre demande avec F9 Imprimer

dans le menu flottant choisir Export Contrôle XLS --> Xls Suivi Gestion Repas

le logiciel effectue ces calculs (cela peut prendre quelques minute en fonction des présents prévus sur la période

une fois le calcul terminé, il vous ouvre la feuille Excel du Résultat

(retour sommaire)

Ici, nous allons voir comment envoyer un mail a une portion personnalisée de clients.

Sur votre liste des clients/liste Cardex,

sélectionner les clients ou résidents a qui vous souhaitez adresser le mail en appuyant sur la touche Ctrl de votre clavier (pour en sélectionner plusieurs séparément)

ou en appuyant sur la touche majuscule (pour en sélectionner une portion précise).

Une fois que votre liste/sélection est terminée, faites un clic droit et cliquez sur l'option "Envoyer un Mail".

Vous n'avez plus qu'à faire votre mail,

Attention  à ne pas mettre d'apostrophe dans l'objet de votre mail ou d'utiliser l'alternative Alt Gr + 7, sinon le mail rencontrera une erreur, prenez donc garde au copier-coller.

x

Logique

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Depuis la version Sothis 2021-04-001,il est possible d'envoyer des mails à partir de Sothis en Mode différé. Cela permet de libérer l'utilisation du logiciel Sothis immédiatement. En effet, si vous lancer une campagne mailing sur plusieurs centaines de clients, votre ordinateur pouvait être bloquer plusieurs heures le temps d'envoyer le mail à chaque client.

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Configuration

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x

<1> Configuration système Sothis

x

Modification à effectuer par la maintenance de Realsoft

x

Attention: il est impératif de vérifier auprès de la maintenance de REALSOFT l'activation du module Sothis_Automate en liaison avec le module Serveur de Licence. 

x

Information technique de configuration Module Sothis_automate:

il faut modifier 2 fichiers :

x

sothis_taches.ini et créer les 2 lignes dans [tache_demarrage_licence] par ex: 

01_exe=F:\S_Sothis\System\Sothis_Automate.exe
01_cde=Automate

x

x

sothis.cfg et vérifier le groupe [Licence]

liste des lignes en exemple

Automate_Activation=1
Automate_Duree=00:00:15
Automate_historique=0
Automate_Purge=0
Automate_Forcer_Arret=0
Automate_Mail_Maintenance=1
Automate_nuit=21:00:00-05:00:00

x

x

<2> Configuration pour chaque résidence dans le logiciel Sothis

x

x

<2.1> configuration de chaque utilisateur de Sothis

en effet pour activer cette fonctionnalité, il est impératif de modifier pour chaque utilisateur sa configuration en activant l'agrandissement fenêtre Envoi mail/SMS dans Configuration --> Préférences Personnelles --> onglet Divers et cocher en vert ligne N° 1

x

<2.2> configuration de chaque Résidence de Sothis

Menu Sothis --> Configuration --> Etablissement --> Mise à jour --> F5 Préférences

choisir onglet MAIL - bouton DIVERS

- configurer Mail Type mémorisation (par défaut)

- configurer Mail Type envoi (par défaut)

x

x

vous pouvez aussi configurer pour envoyer le rapport du mailing/publipostage à une adresse mail supplémentaire toujours dans les prefs de l'Etablissement 

choisir onglet MAIL - bouton TEXTE - Ligne N° 16 

x

x

Utilisation

x

x

x

Lorque vous demandez maintenant l'envoi de mail ou sms,la nouvelle fenetre d'envoi apparait en plus grand avec en bas 2 nouveaux boutons pour le choix du parametrage d'envoi de votre mail

x

le premier permet de préciser le mode de mémorisation de votre mail à savoir

x

1. pas de mémorisation comme avant
2. module Documents, donc on se met dans le repertoire documents du client on retrouve la trace de cet envoi
3. module Netdrive,le mail est aussi mémorisé dans l'espace privatif du client sur internet
4. il fait les 2 documents+netdrive

x

x

le second permet de préciser le mode d'envoi  de votre mail à savoir

x

x

1. Envoi immédiat : comme avant on est obligé d'attendre la fin de l'envoi du mail pour recupérer la disponibilité du logiciel
2. Différé Rapide : le logiciel est libéré immédiatement et c'est le serveur qui envoi en tache fond le mail immédiatement (dans la minute qui suit....)
3. Différé Nuit : le logiciel est libéré immédiatement et c'est le serveur qui envoi en tache fond pendant les horaires de nuit (voir configuration par default de 21:00:00 à 05:00:00)
4. Différé Date / Heure :le logiciel est libéré immédiatement et c'est le serveur qui envoi en tache fond à la date et heure precisé (par exemple le dimanche à partir de 14h)

- Nouvelle Version 12/2022 : Partie Versement Acompte Propriétaire

Pour Gérer vos Propriétaires et les Lots Rattachés, vous devez activer plusieurs parametres et prévoir les options suivantes à  savoir :

1. Gérer des prestations spéciales propriétaires (loyers, charges, etc ....)
2. Créer chaque fiche propriétaire dans le module Sothis -> Administratif -> Module Propriétaire -> Liste des Propriétaires.
3. Créer chaque lot(Appartement) et attribuer le propriétaire donc un propriétaire peut avoir plusieurs lots
4. parametrer les montants dans chaque lot

<1> Parametrage des Prestations

<2> Fiche Propriétaire

<3> Fiche Lot

<4> Parametrage des Montants

ouvrir une fiche Appartement avec F4 Modifier

se placer dans l'onglet Propriétaire

vérifier que le propriétaire est bien renseigné

activer la partie Loyer Garanti

activer le module Loyer Garanti (1)

selectionner la période à activer pour cet appartementet (3) la fréquence si neccessaire. (4)

Explication logique du Parametrage :

Attention pour la fréquence par exemple vous avez mis en (3) : Trimestre

si en (4) vous precisez soit Fevrier, Mai, Aout ou Novembre, le logiciel au moment du contrôle des versements vérifiera automatique le mois concerné et si vous faites une demande de virement en Janvier, Mars, Avril, Juin, Juillet, Septembre, Octobre ou décembre dans le cas de cet exemple,l'appartement ne sera pas géré car hors période.

De plus, vous avez dans la partie Onglet Propriétaire de l'appartement, toute une gestion concernant le bail (numero date de saisie et dates de validité du bail),si vous avez renseigné la période de validité du bail, le logiciel verifie aussi lors du calcul du versement que le bail soit bien dans la période sinon l'Appartement ne sera pas géré.

par exemple tous les mois et laisser indéfini pour le mois

ou trimestre et à mois precisier janvier pour indiquer la fréquence donc dans cet exemple ce sera janv/avril/juill/oct

enfin saisir le montant de la période choisi (2) avec l'indice de base et la prestation prévu pour ce loyer

Vous avez la possibilité d'ajouter en plus du loyer des prestations fixes prévues pour la période si vous cliquez sur le bouton Prest Fixe (5) ,le logiciel vous indique ce qui est prévu pour cet appartement. La configuration des prestations fixes se fait par la touche F5 Détails

une fenetre de parametrage vous permet de preciser les montants à activer par prestation,chercher à gauche dans la liste le parametre PROFRAIS (1) et indiquer le montant à activer (2), une fois la saisie terminer finir la configuration avec le bouton Valider (3)

vous pouvez vérifier la saisie en cliquant sur le bouton Prest Fixes

voici un exemple de prestations fixes ajoutés sur un appartement

toujours penser à valider vos saisies dans une fiche appartement avec la touche F2 Valider

Comment lancer les Paiements ?

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Logique

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Depuis la version Sothis 2021-08-001,il est possible de Gérer les pourboires sur le même principe que le Rendu automatique des Espéces.

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Configuration

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<1> Configuration système Sothis

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Modification à effectuer par la maintenance de Realsoft

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Attention: il est impératif de vérifier auprès de la maintenance de REALSOFT l'activation du module Sothis_Automate en liaison avec le module Serveur de Licence. 

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Information technique de configuration Module Sothis_automate:

il faut modifier 2 fichiers :

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sothis_taches.ini et créer les 2 lignes dans [tache_demarrage_licence] par ex: 

01_exe=F:\S_Sothis\System\Sothis_Automate.exe
01_cde=Automate

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sothis.cfg et vérifier le groupe [Licence]

liste des lignes en exemple

Automate_Activation=1
Automate_Duree=00:00:15
Automate_historique=0
Automate_Purge=0
Automate_Forcer_Arret=0
Automate_Mail_Maintenance=1
Automate_nuit=21:00:00-05:00:00

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<2> Configuration pour chaque résidence dans le logiciel Sothis

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<2.1> configuration de chaque utilisateur de Sothis

en effet pour activer cette fonctionnalité, il est impératif de modifier pour chaque utilisateur sa configuration en activant l'agrandissement fenêtre Envoi mail/SMS dans Configuration --> Préférences Personnelles --> onglet Divers et cocher en vert ligne N° 1

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<2.2> configuration de chaque Résidence de Sothis

Menu Sothis --> Configuration --> Etablissement --> Mise à jour --> F5 Préférences

choisir onglet MAIL - bouton DIVERS

- configurer Mail Type mémorisation (par défaut)

- configurer Mail Type envoi (par défaut)

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vous pouvez aussi configurer pour envoyer le rapport du mailing/publipostage à une adresse mail supplémentaire toujours dans les prefs de l'Etablissement 

choisir onglet MAIL - bouton TEXTE - Ligne N° 16 

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Utilisation

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Lorque vous demandez maintenant l'envoi de mail ou sms,la nouvelle fenetre d'envoi apparait en plus grand avec en bas 2 nouveaux boutons pour le choix du parametrage d'envoi de votre mail

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le premier permet de préciser le mode de mémorisation de votre mail à savoir

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1. pas de mémorisation comme avant
2. module Documents, donc on se met dans le repertoire documents du client on retrouve la trace de cet envoi
3. module Netdrive,le mail est aussi mémorisé dans l'espace privatif du client sur internet
4. il fait les 2 documents+netdrive

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le second permet de préciser le mode d'envoi  de votre mail à savoir

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1. Envoi immédiat : comme avant on est obligé d'attendre la fin de l'envoi du mail pour recupérer la disponibilité du logiciel
2. Différé Rapide : le logiciel est libéré immédiatement et c'est le serveur qui envoi en tache fond le mail immédiatement (dans la minute qui suit....)
3. Différé Nuit : le logiciel est libéré immédiatement et c'est le serveur qui envoi en tache fond pendant les horaires de nuit (voir configuration par default de 21:00:00 à 05:00:00)
4. Différé Date / Heure :le logiciel est libéré immédiatement et c'est le serveur qui envoi en tache fond à la date et heure precisé (par exemple le dimanche à partir de 14h)

mis à jour la version de sothis avec le nouvau module Prelévement Locataire qui permet de definir par locataire des dates de prélèvements différentes.

1> il faut dans un premier temps  configurer l'activation de ce module dans

Faire F5 Prefs et chercher module Factu - Configuration Facturation et modifier la ligne 41

si vert : module activé, si rouge ancienne méthode une seule date possible

2> si vous lancer le module facturation en ayant activer cette fonctionalité mais vous n'avez pas encore modifié chaque locataire concerné,le logiciel va refusé de continuer en vous indiquant que plusieurs locataires ne sont pas paramtrés. et il vous affiche à l'écran liste des locataires non parametrés.

Toutefois vous avez la possibilité de modifier en une seule fois l'ensemble des locataires à un date par defaut et de modifier ensuite que les locataires concernés pour la bonne date.il suffit de cliquer sur le bouton Norme SEPA et de faire le choix Correction Date en precisant la date par defaut (par exemple le 10)

ensuite vous pouvez modifier locataire par locataire dans sa fiche cardex onglet Information

lorque vous lancez la facturation mensuelle,à la première etape qui génére les factures,le logiciel mettra automatiquement la bonne date d`échéance sur la facture en fonction du parametrage prévu pour chaque locataire en mode prélèvement.

A la 2eme étape qui génére les paiements automatiques en prélèvement,une nouvelle colonne (à droite) indique pour chaque locataire la date prévue

si vous imprimez le tableau des paiements de contrôle,le logiciel vous totalise par date les paiements prévus.

A la validation definitive des paiements le logiciel génére en une seule fois pour chaque date différente trouvée

les paiements dans sothis avec sa remise en banque et l'envoi de mail pour le fichier SEPA Xml pour la banque donc dans notre exemple 3 mails seront envoyés.

et chaque fichier SEPA Xml porte un nom différent

Normes SEPA (Version depuis 2014)

1/ Recommandations

Pour avoir accès à la nouvelle norme SEPA,  vous devez accepter le mail vous informant de cette mise à jour qui intègre la nouvelle norme SEPA, la documentation ci-jointe, l’assistance au démarrage pour un forfait de 299,00 Euros H.T.

Vous devez avoir une version du logiciel SOTHIS supérieure au N° 2013.12.0010. La vérification s’effectue simplement en déplaçant la souris sans cliquer sur le bouton aide de votre menu en haut à droite, une bulle d’aide vous indique la version actuelle de votre logiciel.

Si votre version est trop ancienne, contacter la maintenance de REALSOFT au 04.92.99.79.35 pour effectuer une mise à jour.

Vous devez réclamez auprès de votre banque votre numéro unique ICS (Identifiant Créancier SEPA), un rib complet avec Iban et BIC.

2/ Paramétrages de Base

A. Fiche Etablissement

Dans le menu général Sothis, Configuration,Etablissement, Mise à jour

Faire F5 Pref sur la fiche Etablissement

Dans la liste à gauche, descendre sur le choix 1. FACTU, cliquer sur le bouton

2. DIVERS et dans la liste mettre en place 3. Pai. PRELEVEMENT et  4. Pai. VIREMENT (pour les remboursements de Dépôt de garanti)

Enfin, n’oubliez pas de valider vos modifications en cliquer sur le bouton  Valider de la fenêtre

B. Fiche Résidence

Le paramétrage de base s’effectue sur chaque Résidence rattaché à votre établissement

Choisir dans la liste la résidence à paramétrer avec la touche F4 Modifier

Une fois la fiche résidence chargée, Touche F5 Préférences

Dans la liste à gauche, descendre sur le choix 1. PRELEV, cliquer sur le bouton

2. DIVERS et dans la liste mettre en place 3. Normes SEPA

Enfin choisir le bouton Texte   

Descendre avec l’ascenseur   jusqu'à la fin de la liste et renseigner les 2 informations SEPA

Il va falloir renseigner complètement votre Rib société dans le même module en recherchant le bouton 1.REMISEBANQUE, 2. Bouton Texte  et vérifier votre

3. Iban et Bic

Enfin, n’oubliez pas de valider vos modifications en cliquer sur le bouton  Valider de la fenêtre.

C. Fiche Client

Il s’agit de vos clients Locataires ayant choisi le mode de paiement par prélèvement

Rappel : il faut vérifier le mode de paiement en mémoire pour le prélèvement sur votre Fiche Etablissement (Voir Partie N° 2.A)

Un utilitaire permet de vérifier l’ensemble de vos clients et vous sort une liste des anomalies trouvées, si pas d’anomalies le fichier client est prêt pour la nouvelle norme SEPA.

L’utilitaire corrige automatiquement pour chaque client ayant un compte bancaire en France les points suivants :

• vérification de la clé RIB (recalcul par rapport aux codes banque,guichet et compte)
• vérification Iban (recalcul par rapport au compte Rib complet)
• vérification Bic (recalcul par rapport aux agences francaises déclarées à l banque de France.

Vous pouvez lancer l’utilitaire autant de fois que nécessaire surtout s’il vous a corrigé automatiquement les anomalies ou modifier par vous-même sur la fiche Client.

Pour les comptes hors France mais dans la zone Euros, la vérification du Rib,Iban,Bic n’est pas possible car différent de chaque pays, aussi nous ne pouvons que vérifier que les zones soient bien remplies.

Pour lancer cet utilitaire, afficher la liste de vos clients en cliquant sur

Faire clic droit sur la liste des clients et dans le menu Chsoitr l’option : Contrôle  SEPA

L’utilitaire vous demande d’indiquer le mode de paiement pour les prélèvements locataires.

Le traitement de l’utilitaire peut durer plusieurs minutes en fonction du nombre de clients et des anomalies constatées

Avec le rapport de cet utilitaire, vous allez corriger chaque fiche client selon la procédure suivante :

Sur une fiche client, cliquer sur l’onglet Information, ensuite vérifier le bon mode de paiement point N° 7.

Pour vérifier un compte, il faut au minimum les 4 informations suivantes :

1. Code Banque
2. Code  Guichet
3. Numéro du compte
4. Pays précisier sur FR comme France
5. nom du payeur (pas obligatoire pour la vérification mais obligatoire Norme SEPA)

En cliquant sur le bouton Iban Verif (N° 6),vous pouvez choisir plusieurs utilitaires différents mais celui qui vérifie et calcule le Rib,Iban et Bic est le choix N° 2.

Le choix N° 1 sort un état de contrôle bancaire du Rib du client

Le Choix N° 3, lance l’utilitaire pour vérifier manuellement un compte complet

Le choix N° 4 lance une calculatrice d’Iban fourni gratuitement par la banque BNP à partir d’une interface internet.

Pour les comptes non français, vous devez renseigner le pays (point N° 4),par contre les utilitaires ne fonctionnent pas si non français.

Une fois vos corrections effectuées, relancer l’utilitaire pour vérification.

D. Fiche Propriétaires

Il s’agit de vos propriétaires ayant choisi le mode de paiement par virement

Rappel : il faut que le module propriétaire soit actif (donc avoir une licence valide acheté auprès de REALSOFT)

Il est préférable de vérifier que le mode de paiement virement soit bien paramétré dans la fiche Etablissement (voir Partie N° 2.A)

Dans la liste à gauche, descendre sur le choix 1. PROP, cliquer sur le bouton

2. DIVERS et dans la liste mettre en place 3. Loyer garanti – mode de paiement

Pour accéder à la liste des propriétaires :

Ensuite il suffit d’utiliser la même méthode que pour le fichier client (Voir Partie N° 2.C)

Utilitaires et modification de fiche identique

3/ Procédures Fichiers SEPA

1. Facturation Mensuelle

Pour la partie Client donc module de facturation mensuelle, la procédure n’a pas changé sauf que pour la partie prélèvement automatique, le système vérifie chaque locataire et désactive le prélèvement si une anomalie apparait sur son compte.

De plus quand vous activez le mode paiement, un bouton « Norme Sepa » vous permet de regarder cette documentation mais surtout de lancer l’utilitaire de contrôle (le même qui se lance à partir de la liste des Clients) que nous vous conseillons vivement d’exécuter à chaque demande afin de vérifier les nouveaux comptes.

1. Remboursement Dépôt de Garanti

Pour la partie Client donc module de Dépôt de Garanti - Remboursement la procédure n’a pas changé sauf que pour la partie Virement automatique, le système vérifie chaque locataire et désactive le virement si une anomalie apparait sur son compte.

3. Versement Acompte Propriétaire

Pour la partie Propriétaire  donc module de versement des acomptes, la procédure n’a pas changé sauf que pour la partie Virement, le système vérifie chaque propriétaire et désactive le virement si une anomalie apparait sur son compte.

De plus vous avez une Touche F8 «Sepa » vous permet de regarder cette documentation mais surtout de lancer l’utilitaire de contrôle (le même qui se lance à partir de la liste des Clients) que nous vous conseillons vivement d’exécuter à chaque demande afin de vérifier les nouveaux comptes.